Beneficios del Cloud en situaciones complejas: Covid-19
8 ejemplos prácticos

HTML, CSS and JavaScript demo

Descubre cómo resolver 8 situaciones complejas gracias a las soluciones Cloud.

Hemos identificado 8 situaciones que pueden surgir a los profesionales de RRHH en situaciones complejas y que gracias a las soluciones Cloud se pueden resolver.

 

Descubre cómo las soluciones Cloud de Nómina y Recursos Humanos de Meta4 A Cegid Company, pueden ser una excelente herramienta para ayudarte a superar algunos retos reales que pueden surgirte en situaciones de incertidumbre, como la vivida a causa de pandemia del Covid-19

 

1. Identifica a los empleados que están teletrabajando

Para poder identificar a los empleados que están teletrabajando de manera sencilla, incluso las distintas opciones de teletrabajo, la solución Meta4 Core HR, te permitirá habilitar un “campo configurable” en el Periodo del Empleado.

Si lo que se precisa es llevar a cabo una gestión más avanzada de este proceso, este campo podrás hacerlo histórico, de tal manera que puedas conocer desde qué momento el empleado comenzó su periodo de teletrabajo, e incluso incorporar una lista de posibles opciones de disponibilidad del empleado según la capacidad de teletrabajo de su puesto. Una vez configurado, desde la herramienta “Mis Consultas” se podrá obtener de forma rápida listados del conjunto de empleados, con el detalle de sus opciones de teletrabajo.

 

2. Consigue la información de contacto actualizada de tus empleados

Con tus empleados teletrabajando desde sus hogares, necesitamos asegurar que la información que dispones relativa a su contacto y domicilio estén actualizadas.

En primer lugar, la herramienta “Mis Consultas” permitirá detectar rápidamente aquellos casos en los que no disponemos de la información de contacto necesaria. Una vez identificada esa población de empleados, podrás contactar con ellos para que accedan a su Dossier del Empleado y puedan actualizar la información. Para ello, en el Dossier del Empleado será necesario verificar que secciones tienes habilitadas según los perfiles. Puedes comprobar este aspecto en el entorno de preproducción.

Tras esta primera revisión, podrás utilizar de nuevo la herramienta “Mis Consultas” para verificar aquellas direcciones, teléfonos y correos electrónicos del empleado registrados en el momento del alta que no se hayan vuelto a modificar.

Ten en cuenta que aun en el caso de que la información del empleado esté completa, ésta podría estar desactualizada, por lo que resultará conveniente invitarles a que accedan a su dossier y la actualicen, en caso de ser necesario.

3. Accede a la información de contacto de tus empleados en casos de emergencias

Disponer de la información de contactos de emergencia, tanto de los empleados que estén teletrabajando, como de aquellos que estén en su puesto de trabajo, resulta fundamental ante situaciones críticas.

Para asegurar que contamos con dicha información, podrás activar la opción “Contactos de emergencia” a través del Dossier del Empleado, donde tus propios empleados pueden indicar sus preferencias de contacto en caso de necesidad. Así mismo, y de una forma sencilla, podrás acceder a los contactos de emergencia de un empleado concreto o preparar una consulta desde la herramienta “Mis Consultas”, para extraer toda la información en una hoja de cálculo que sirva de referencia para el equipo de RRHH de una forma más rápida.

caso-3-slide1-mi-informacion-personal
caso-4-slide1-administracion-documentos

4. Permite a tus empleados el acceso y revisión de determinados documentos

La implantación de políticas que permitan el acceso al teletrabajo o la prevención de riesgos ante situaciones críticas, son dos claros ejemplos de documentos que necesitamos que nuestros empleados tengan accesibles e incluso que confirmen que han leído en situaciones críticas.

Para ello, y mediante la opción “Documentos a tramitar” incluida en la funcionalidad disponible en el Portal del Empleado dichos documentos pueden ser puestos a disposición de los empleados, habiéndolos asignado previamente a la población que consideremos.
Así mismo, desde el seguimiento de documentos a tramitar, tendrás disponible información en tiempo real de los empleados que van verificando la lectura de dicho documento.


Otra opción es utilizar puede ser la “Gestión de Noticias” del módulo de apoyo específico de Meta4 PeopleNet para dar visibilidad a la existencia de la mencionada información.

5. Gestiona correctamente las dudas de tus empleados

Gestionar adecuadamente las dudas y preguntas de los empleados en estas situaciones críticas, resulta fundamental, especialmente en el caso de empleados que se encuentren trabajando solos o en remoto.

Utilizando la funcionalidad “Preguntas a RRHH”, disponible como módulo de apoyo dentro la solución Meta4 PeopleNet, se pueden distribuir de manera sencilla la gran cantidad de consultas que puedan plantear los empleados entre todos los miembros del equipo de Recursos Humanos, de forma que a cada uno sólo le lleguen aquellas que son de su ámbito de responsabilidad, un aspecto que refuerza y facilita la capacidad de gestión.


Adicionalmente, esto nos va a permitir controlar que no queden consultas o incidencias sin resolver, controlar la carga de trabajo del equipo de RRHH y detectar dudas comunes, que pueden desencadenar la creación de una nota para todos los empleados o incluso la publicación de una noticia para toda la compañía, ambas accesibles a través del portal.
IMAGEN

caso-5-slide1-buzon-rrhh
caso-6-slide1-mi-hoja-de-presencia

6. Registra la jornada laboral de tus empleados con el teletrabajo

Las empresas deben continuar dando cumplimiento a las obligaciones legales a pesar de las situaciones de crisis, como por ejemplo la obligación de registrar la jornada laboral de cada empleado.

Y si hasta ahora su organización dependía de tornos o puntos de fichaje, es probable que en la actualidad necesites habilitar alternativas para aquellos empleados que se encuentren teletrabajando.

La posibilidad de habilitar un fichaje virtual desde el Portal del Empleado o la aplicación móvil, así como la posibilidad de declarar las horas trabajadas de los empleados, son dos opciones que puedes activar gracias al Registro de Jornada de Meta4 PeopleNet, en función de las necesidades y requerimientos propios de cada organización.

7. Asegúrate que tus empleados disponen de las herramientas necesarias para teletrabajar

Es importante conocer si tus empleados cuentan con herramientas que les permitan desempeñar sus tareas adecuadamente desde donde vayan a realizar el teletrabajo.

También es imprescindible que tengas correctamente registrados todos los recursos de la compañía que se asignan a cada empleado, ya sean equipos informáticos, teléfonos móviles o cualquier otra herramienta que se les facilite para posibilitar el trabajo en remoto.


Toda esta información la puedes registrar dentro de la funcionalidad “Propiedades de la Compañía” llegando incluso a habilitársela al empleado para que pueda verificar que se le han asignado todos los recursos necesarios para poder realizar adecuadamente sus funciones.

caso-7-slide1-propiedades-de-la-compania
caso-8-evalua-los-procedimientos

8. Evalúa los procedimientos al finalizar la situación de crisis

Una vez finalizado el periodo excepcional, llegará el momento de evaluar cómo han funcionado todos los protocolos y procedimientos que has puesto en práctica teniendo la posibilidad de preguntar a tus empleados.

Para ello, será de gran utilidad crear un tipo específico de entrevista con un cuestionario asociado que permita recoger el feedback directo de los empleados, tratando de detectar tanto los puntos fuertes como las áreas de mejora, que te permitan mejorar los protocolos con la esperanza de que no sea necesario volver a ponerlos en práctica.

¿Sabes que Meta4 tiene una solución de Recursos Humanos adaptada a tus necesidades?